Project - Journaliseren - onderhanden werk (contract gereed)
Inleiding
De financiële administratie wordt bijgewerkt naar aanleiding van in Exact Project gemaakte transacties. Er worden voor zowel de kosten als de opbrengsten journaalposten aangemaakt. Deze journalisering vindt plaats op onderhanden werk rekeningen. De resultaten worden genomen op basis van de vrijval. Een project laten vrijvallen betekent dat de gerealiseerde kosten en opbrengsten van de balansrekening 'Onderhanden werk' naar de resultatenrekening in Exact Finance worden overgeschreven. Wanneer u een project laat vrijvallen en u alle definitieve facturen naar uw klanten hebt gestuurd, worden de projectinvesteringen (alle arbeidskosten, machinegebruik, grondstoffen, artikelen en/of directe inkopen) en de opbrengsten naar de resultatenrekening overgeschreven. Voortaan zal de resultatenrekening de kosten en opbrengsten van het project weergeven.
De volgende financiële boekingen worden aangemaakt:
Voor de journalisering van de kosten:
| Onderhanden werk kosten
|
-,-
|
|
| Dekking kosten
|
|
-,- |
Voor de vrijval van de kosten:
| Kostprijs projecten
|
-,-
|
|
| Onderhanden werk kosten
|
|
-,- |
Voor de journalisering van de opbrengsten:
| Dekking opbrengsten
|
-,-
|
|
| Onderhanden werk projecten
|
|
-,- |
Voor de vrijval van de opbrengsten:
| Onderhanden werk opbrengsten
|
-,-
|
|
| Opbrengst projecten
|
|
-,- |
Inrichting
De instellingen legt u vast in [Project: Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen]. Tevens kunt u de journalisering specificeren in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen]
Instellingen
Journalisering activeren
In [Project: Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen] op het tabblad 'Verwerken' geeft u voor de opties Journaliseren: Uren (kosten), Journaliseren: Materieel (kosten), Journaliseren: Artikelen (kosten), Journaliseren: Direct (kosten) en Journaliseren: Uren (Opbrengsten) aan dat u wel wenst te journaliseren door de genoemde opties te markeren. Let op: als er eenmaal boekingen binnen project zijn verwerkt, kunnen deze opties niet meer worden gewijzigd. Geef in het veld "Dagboek: journaliseren" aan in welk memoriaalboek u de gewenste journaalposten wenst aan te maken. Geef vervolgens in het veld "Dagboek: vrijgeven" aan in welk memoriaalboek u de uit vrijval afkomstige journaalposten wenst aan te maken.
Journalisering typeren per projectgroep
Middels [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen] geeft u per projectgroep aan of u de onder deze projectgroep gemaakte transacties met gebruikmaking van een onderhanden werk positie wenst te journaliseren. Als u dus gebruik wenst te maken van onderwerk posities, dan geeft u bij het veld OWH berekening aan op u de onderhanden werk positie wenst te berekeningen op basis van {contract gereed} of op basis van {percentage gereed}. Dit hoofdstuk behandelt de berekening van het onderhanden werk op basis van {contract gereed}. Zie [Journaliseren - onderhanden werk (percentage gereed)] voor de behandeling van de werkwijze op basis van {percentage gereed}. Geef middels de optie "journaliseringsniveau" aan of u de aan te maken journaalposten wenst te verdichten op projectgroepniveau of dat u de mogelijkheid wilt hebben om een journaalpost op kostensoortniveau aan te kunnen maken.
Stamgegevens
Journaliseringstypen aanmaken
Middels [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Journalisering, Journaliseringstypen ] koppelt u een type journalisering aan een financiële grootboekrekening. Dit wordt voor elke aan te maken boekingsregel gedaan. Bij een situatie van journalisering zonder onder gebruikmaking van onderhanden werk wenst u de volgende boekingen te kunnen maken:
Voor de journalisering van de kosten:
| Onderhanden werk kosten
|
-,-
|
|
| Dekking kosten
|
|
-,- |
Voor de vrijval van de kosten:
| Kostprijs projecten
|
-,-
|
|
| Onderhanden werk kosten
|
|
-,- |
Voor de journalisering van de opbrengsten:
| Dekking opbrengsten
|
-,-
|
|
| Onderhanden werk projecten
|
|
-,- |
Voor de vrijval van de opbrengsten:
| Onderhanden werk opbrengsten
|
-,-
|
|
| Opbrengst projecten
|
|
-,- |
In dit geval koppelt u de typen {kostprijs projecten}, {Dekking kosten}, {Onderhanden werk kosten}, {opbrengsten projecten}, {dekking projecten} en {onderhanden werk opbrengsten} aan de gewenste grootboekrekening. Afhankelijk van het gekozen journaliseringsniveau, maakt u per projectgroep of per kostensoort de genoemde 6 koppelingen. Kies bijvoorbeeld bij journalisering op kostensoortniveau verschillende grootboekrekeningen om onderscheid te maken tussen journaliseringstypen voor werknemers en voor materieel.
Journaliseringstypen koppelen
In [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen] heeft u aangegeven of u journaalposten wenst aan te maken op projectgroepniveau of op kostensoortniveau. Afhankelijk van de hier gemaakte keuze, koppelt u de journaliseringstypen aan respectievelijk de projectgroep in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen], dan wel in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Kostensoorten].
Kostenverdelingen aanmaken
De aan te maken boekingsregels kunnen indien gewenst verder worden gespecificeerd door kostenverdeelcodes te koppelen aan het journaliseringtype. Een kostenverdeling verdeelt een bepaald percentage van een bedrag op een grootboekrekening naar een of meer andere grootboekrekeningen. Zo kunt u bijvoorbeeld het percentage van het bedrag dat wordt geboekt op bijvoorbeeld de boekingsregel "kostprijs projecten" verder door verdelen naar andere grootboekrekening. Deze verdeling vindt plaats op een door u zelf gedefinieerd kostenverdeelstaat. De uitsplitsing vindt plaats per grootboekrekening/kostenplaats/kostendrager combinatie. De boekingen worden rechtstreeks op basis van de door u gemaakte verdeling aangemaakt. Er is dus geen sprake van meerdere boekingen voor een enkele transactie. Nadat u kostenverdelingen hebt aangemaakt, kunt u deze koppelen aan een journaliseringstype. Maak kostenverdelingen aan in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Journalisering, Kostenverdelingstypen]
Kostenverdelingen koppelen aan journaliseringstypen
Door twee of meer kostenverdelingen te koppelen aan een journaliseringstype, kunt u het gehele bedrag dat wordt geboekt op de grootboekrekening van het journaliseringstype verdelen over andere grootboekrekeningen. U koppelt de kostenverdelingen aan het journaliseringstype in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Journalisering, Journaliseringstypen ].
Voorbeeld
Een werknemer heeft 8 uur in kostensoort 'Voorbereiding' voor project X ingevoerd. Het interne tarief dat voor deze werknemer gebruikt wordt is gelijk aan 100. Een van de te gebruiken journaliseringstypen heeft volgende doorbelasting van de kosten:
Overhead 15% Dekking overhead rekening
Kantoorartikelen 5% Dekking kantoorartikelen rekening
Nadat u deze boeking verwerkt hebt, toont het te journaliseren overzicht de volgende informatie:
Project: X
Kostensoort: Voorbereiding
Gerealiseerde kosten: 800
Als u het project journaliseert, ontstaat de volgende financiële boeking:
| Onderhanden werk uren
| 800
|
|
| Dekking uren
|
| 800 |
- Welk rekeningnummer gebruikt wordt, hangt af van het journaliseringstype. Welk journaliseringstype gebruikt wordt, hangt af van het feit of het project gekoppeld wordt aan een projectgroep die journaliseert per projectgroep of per kostensoort.
Aangezien het journaliseringstype gekoppeld wordt aan een kosten doorbelasting, wordt de financiële boeking uitgebreid volgens de kosten doorbelasting:
| Onderhanden werk uren
| 800
|
|
| Dekking uren
|
| 640
|
| Dekking overhead
|
| 120
|
| Dekking kantoorartikelen
|
| 40 |
Proces
- Projectboekingen
- Boekingsverslag
- Verwerken projectboekingen
- Controleren aanwezigheid onverwerkte boekingen
- Overzicht te journaliseren
- Journaliseren
- Vrij te vallen projecten controleren
- Vrijvallen projecten
Vrij te vallen projecten controleren
U kunt controleren welke winst- en verliesposten aangemaakt worden in [ Management, Journaliseren projecten, Overzicht vrij te vallen ] voor het project dat u wilt laten vrijvallen. Aan de hand van dit overzicht kunt u zien welke financiële boekingen worden aangemaakt in [Project: Management, Vrijvallen].
- Het is niet mogelijk verwerkte gegevens te wijzigen of te verwijderen. Indien u fouten vindt, kunt u deze corrigeren door correctieboekingen in te voeren in [ Projecten, Boeken, Invoeren boekingen * ].
Meteen nadat u [Project: Management, Vrijvallen] hebt gebruikt, worden alle bedragen overgeschreven naar de resultatenrekening.
Vrijvallen projecten
Nadat u alle aan te maken winst- en verliesposten voor het journaliseren van projecten hebt gecontroleerd kunt u het project laten vrijvallen. Als u de projectadministratie gebruikt als subadministratiesysteem van uw financiële administratie, dan dient u de projectresultaten van de onderhanden werk rekening (balansrekening) naar de resultatenrekening over te schrijven. Het kan nodig zijn de resultatenrekening bij te werken voordat het project helemaal is afgerond, omdat u bijvoorbeeld een bijgewerkte balans- en resultatenrekening aan het einde van elke periode moet presenteren.
Wanneer een project is afgerond, dienen de definitieve bedragen naar de resultatenrekening overgeschreven te worden voordat het project kan worden afgesloten. Dit betekent dat alle gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten van een project op de resultatenrekening te zien zijn. Projecten laten vrijvallen leidt tot de volgende financiële boekingen:
- Voor project kosten:
Project kosten
Onderhanden werk kosten
- Voor project opbrengsten:
Onderhanden werk opbrengsten
Projecen opbrengsten
Gebruik [Project: Management, Vrijvallen] om de projecten te laten vrijvallen.
Na het vrijvallen van de projecten:
- Worden winst en verlies boekingen aangemaakt in het memoriaal dagboek.
- Kunt u de projecten afsluiten als zij eenmaal afgerond zijn.
- Als u geen gebruik maakt van de onderhanden werk rekening, worden kosten en opbrengsten bij het journaliseren direct naar de resultatenrekening geboekt. Als u deze methode gebruikt, hoeft u de projecten niet vrij te laten vallen.
Exact Financials Enterprise >
Project >
Journaliseren projecten > Journaliseren - onderhanden werk (contract gereed)
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
18.466.303 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
09-05-2014 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |